Erfahren Sie, wie der digitale Arbeitsplatz der Zukunft aussieht, an dem Ihre Mitarbeiter in ihrem eigenen Rhythmus und auf ihre eigene Art und Weise effektiv arbeiten können.

Die Corona-Krise hat die beginnende Veränderung der Arbeitswelt und deren Digitalisierung stark beschleunigt. Viele Arbeitsplätze wurden nahezu über Nacht an den heimischen Wohnzimmertisch verlagert. Laut einer aktuellen Studie der DAK hat sich die Arbeit im Homeoffice fast verdreifacht und die Nutzung digitaler Arbeitsformen, wie Telefon- und Videokonferenzen, hat sich verdoppelt.

Das klassische Büro verliert an Bedeutung

Diese Entwicklung gibt der Digitalisierung einen Schub, der schon lange notwendig war und zwingt dabei Unternehmen auch aus ihrer Komfortzone. Dank der vernetzten Arbeitswelt, in der man jederzeit auf alle Daten und Informationen zugreifen kann, spielt es keine Rolle mehr, von welchem Ort aus gearbeitet wird.

Der persönliche Platz im Büro verliert an Bedeutung: Open Office mit Desk Sharing ist bereits in vielen modernen Unternehmen an der Tagesordnung. Schreibtische werden von wechselnden Mitarbeitern genutzt, man erledigt Dinge von unterwegs oder vom heimischen Sofa aus. Wenn persönliche Besprechungen im Büro stattfinden, wünschen sich Mitarbeiter eher attraktiv gestaltete, großzügige Meetingflächen oder eine Cafeteria als Meetingort. Dies bedeutet einen wesentlich geringeren Bedarf an Schreibtischen und Arbeitsplätzen – und damit auch ein erhebliches Einsparpotenzial an Bürofläche für die Unternehmen.

Homeoffice: Die neue Arbeitsrealität

Wir stehen am Beginn eines Zeitalters, in dem Homeoffice zur neuen Arbeitsrealität wird und neben dem Ort der Arbeit auch die Art der Zusammenarbeit neu definiert wird. Denn nicht nur die Generation Y bewertet das Konzept „Homeoffice“ als äußerst attraktiv. Der Wunsch nach mobilen Arbeitsmodellen ist groß: Man möchte nicht nur im eigenen Zuhause, sondern auch mobil von unterwegs arbeiten können.

Die Vorteile des Homeoffice überzeugen: lange Anfahrtszeiten in der Rush-Hour und verschwendete Zeit im Feierabendverkehr entfallen, die zeitliche Flexibilität sorgt für hohe Familienfreundlichkeit. Eine wesentliche Verbesserung der Work-Life-Balance, mehr Zeit für Familie, Freunde und Hobbies und ein selbstständigeres Arbeiten sind die großen Pluspunkte des neuen Arbeitsmodells für alle Altersgruppen. Doch es gibt auch Herausforderungen bei der Arbeit aus dem Homeoffice: Vielen fehlt der persönliche Kontakt mit den Kollegen und die Trennung zwischen Arbeitsalltag und Privatleben wird erschwert.

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft: Wie rüste ich mein Team fürs Homeoffice aus?

Um den perfekten digitalen Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen und Mitarbeiter von überall arbeitsfähig und produktiv zu machen, bedarf es passender Kollaborations- und Kommunikations-Tools. Durch diese Tools können Effektivität und Flexibilität im Team gleichermaßen steigen. Eine VoIP Telefonanlage ist hierbei eine maßgebliche Grundlage des neuen Way of Working: Sie bündelt die wichtigsten Funktionen in einer Lösung und stattet das gesamte Team für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft aus.

Achten Sie auf folgende Features, die maßgeblich für die reibungslose und örtlich flexible Zusammenarbeit im Team sind:

1. Erreichbarkeit auf allen Geräten

Um an einem flexiblen, digitalen Arbeitsplatz wie im klassischen Büro arbeiten zu können, sollten Mitarbeiter auf verschiedenen Endgeräten unter ihrer Telefonnummer erreichbar sein und auch über diese Nummer raus telefonieren können. Mit einer virtuellen VoIP Telefonanlage, wie der von bluePBX, sind Mitarbeiter über Desktoprechner, Laptop, Tablet oder Smartphone jederzeit verbunden und arbeitsfähig. Telefoniert wird über den Computer mit dem Softphone-Programm und Headset oder mit der mobilen App über Smartphone und Tablet. Es müssen keine privaten Rufnummern oder Handynummern genutzt werden und Ihre Mitarbeiter sind überall professionell wie im Büro erreichbar.

2. Chat-Funktion zur schnellen Absprachen mit den Kollegen

Bei kurzen Rückfragen an die Kollegen, die man im klassischen Büro oft persönlich geklärt hätte, werden im Digital Workplace oft langwierige Emails getippt. Ein Tool zum Chatten spart an dieser Stelle wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter und reduziert die Email-Flut. So ist der Ansprechpartner im Team nur einen Mausklick entfernt und es können schnell und einfach Nachrichten mit Einzelpersonen oder Gruppen ausgetauscht werden. Für Projektgruppen oder Teams können eigene Chat-Gruppen angelegt werden und auch einfach Dateien geteilt werden. Das Ergebnis: Effiziente Teamarbeit statt Email-Flut.

3. Intelligente Anrufsteuerung

Teure Rufumleitungen gehören im digitalen Arbeitsplatz der Zukunft der Vergangenheit an. Ihre Mitarbeiter sind dank intelligenter Anrufsteuerung auf jedem Endgerät zu den gewünschten Bürozeiten erreichbar - auch im Homeoffice. Die Regeln zur Weiterleitung können Sie flexibel einrichten: Zum Beispiel montags von 9 bis 12 im Büro, Mittwoch vormittags im Homeoffice und Freitags auf dem Handy. Eingehende Anrufe können auch gleichzeitig auf allen oder nur bestimmten Endgeräten klingeln (Parallelruf). So können Sie Anrufe auf der Büronummer ganz einfach zu Hause oder unterwegs entgegennehmen – ganz ohne Weiterleitungskosten.

4. Konferenzräume

Um schnell eine Kollegin oder Kollegen mit ins Gespräch zu holen oder sich mit Kunden zu einer Telefonkonferenz zu verabreden, sind Konferenzräume unverzichtbar. Egal, wo Sie sich befinden – Kunden und Kollegen können an Ihrer Telefonkonferenz teilnehmen. Achten Sie darauf, dass auch die Einwahl externer Teilnehmer möglich ist – und dies idealerweise zum Ortstarif, wie bei bluePBX. Eine Konferenz kann mit dieser Lösung zudem auch während eines Gespräches gestartet werden und weitere Teilnehmer einfach per Drag&Drop (mit dem bluePBX Communicator) eingeladen werden.

5. Telefonbuch immer griffbereit

Um an jedem Ort reibungslos arbeiten zu können, ist der Zugriff auf Ihre Business-Kontakte auf Laptop, Smartphone oder Tablet essentiell. Achten Sie daher bei einer virtuellen Telefonanlage auf die Möglichkeit der Integration des Telefonbuchs. So haben Sie die Kontakte zu Kollegen und Geschäftspartnern auch unterwegs oder im Homeoffice immer sofort parat. Die Kontaktdaten aus den gängigen Telefonbüchern, z.B. aus von Outlook oder Google, können in die bluePBX-Software integriert werden und sind dann auf all Ihren Endgeräten verfügbar

6. Bei Anruf direkt alle Kundendaten parat: CRM-Integration

bluePBX lässt sich mit den gängigen web-basierten CRM-Systemen koppeln. So haben Ihre Mitarbeiter Adressbuch, Kundenhistorie und hilfreiche Fakten sofort parat. Alle wichtigen Informationen zum Kunden werden bei einem Anruf als Popup eingeblendet. bluePBX unterstützt alle gängigen CRM-Systeme wie Plentymarkets, Salesforce, Microsoft Dynamics, SugarCRM, Bullhorn, Zendesk, ZOHO, Infusionsoft, Collmex, webclapp und viele weitere. Darüber hinaus wird Ihr Telefonbuch mit einer passenden ERP/CRM-Schnittstelle richtig smart: Sie können Gesprächsnotizen direkt im Datensatz eines Anrufers ablegen. Außerdem können Anrufe geloggt und dem Kunden zugeordnet werden.

7. Präsenzanzeige

Wenn sich nicht alle Kollegen zusammen an einem Standort befinden, verliert man die Kollegen schnell „aus den Augen“ und vertut wertvolle Zeit mit erfolglosen Anrufen. Über die Präsenzanzeige einer virtuellen Telefonanlage haben Sie eine schnelle Übersicht, welche Kollegen zurzeit erreichbar sind, sich in einem Meeting befinden oder gerade im Urlaub sind. Das spart Zeit und vergebliche Anrufversuche. Neben dem Verfügbarkeitsstatus jedes Mitarbeiters hält dies auch das Team zusammen und motiviert auch mal zu einem spontanen Chat oder Anruf der Kollegen.

8. Ganz Ohr: Ein gutes Headset

Die Nutzung eines Headsets macht die Arbeit am digitalen Arbeitsplatz wesentlich angenehmer. Ein gutes Headset verbessert die Sprachqualität und sorgt für besten Sprachklang – damit beide Gesprächspartner einander glasklar hören. Bei der Wahl des Gerätes ist auf eine gute Geräuschunterdrückung (Noise-Cancelling) zu achten, die den Umgebungslärm herausfiltert und nur die Sprache durchlässt. Ob Büroumgebung, Hund und Kinder im Homeoffice oder Geräusche unterwegs - ein wertvolles Feature. Gute Kopfhörer schützen zudem vor Lautstärkespitzen und akustischen Schocks.

Fazit: Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft ist örtlich flexibel, vernetzt und allzeit einsatzbereit. Die neue Arbeitsrealität fordert von Unternehmen einen gut ausgestatteten Digital Workspace, der ihr Team vernetzt und dezentrale Kollaboration ermöglicht. Die richtige VoIP Telefonanlage ist hierbei ein wesentlicher Erfolgsfaktor, der viele wertvolle Tools bündelt, um Mitarbeiter auf allen Geräten arbeitsfähig zu machen.

bluePBX bringt Ihr Team sorgenfrei ins Homeoffice. Wir freuen uns darauf, Sie zu beraten.